ПРИКАЗ
Об утверждении Положения об аттестации в организациях культуры и искусства

В соответствии с постановлением Правительства Кыргызской Республики от 31 марта 1998 года № 175 «Об упорядочении оплаты труда работников социально-культурных учреждений и организаций на основе Единой тарифной сетки и должностных окладов специалистов и служащих бюджетной сферы» и с целью улучшения подбора, расстановки и воспитания кадров, повышения уровня профессионального мастерства, деловой квалификации, качества и эффективности работы руководителей, специалистов и служащих, усиления их ответственности за порученное дело, обеспечения более тесной связи заработной платы с результатами труда, приведения в соответствие наименований должностей с квалификационными требованиями.

Приказываю:
1. Утвердить Положение о порядке проведения аттестации руководителей, специалистов и служащих организаций культуры и искусства.

2. Министерству культуры Кыргызской Республики при проведении аттестации руководителей, специалистов и служащих организаций культуры и искусства руководствоваться настоящим Положением.

Министр__________ С.Раев

Министр__________ Е.Семененко

«Утверждено» Министерство культуры Согласовано: Кыргызской Республики Республиканский комитет от «___»________2005 г.

профсоюза работников культуры от «___»_____2005 г.

Согласовано: Министерство труда и социальной защиты Кыргызской Республики от «__»______2005 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

О порядке проведения аттестации руководителей, специалистов и служащих организаций культуры и искусства

1.1.
Аттестация руководителей, специалистов и служащих учреждений, организаций и предприятий культуры и искусства (осуществляется и проводится в соответствии с постановлением Правительства Кыргызской Республики от 31 марта 1998 года №175 «Об упорядочении оплаты труда работников социально-культурных учреждений и организаций на основе Единой тарифной сетки и должностных окладов специалистов и служащих бюджетной сферы, в целях стимулирования роста профессионального мастерства и квалификации, повышения творческой активности, определения деловых качеств работника, совершенствования организации, продвижения работника по службе», призвана способствовать улучшению подбора, расстановки и воспитания кадров, повышению уровня профессионального мастерства, деловой квалификации, качества и эффективности работы руководителей, специалистов и служащих, усилению их ответственности за порученное дело, обеспечению более тесной связи заработной платы с результатами труда, приведению в соответствие наименований должностей с квалификационными требованиями и Типового положения о порядке проведения аттестации руководящих работников, специалистов и служащих предприятий, учреждений и организаций Кыргызской Республики.

1.2. Основными критериями при проведении аттестации служат квалификация работника и результаты, достигнутые им при исполнении должностных обязанностей. Тарификация служащих осуществляется на основе утвержденных в установленном порядке квалификационных требований по общеотраслевым должностям, специфическим для отдельных отраслей бюджетной сферы.

1.3. Аттестации подлежат руководители, специалисты и другие служащие, переводимые на условия оплаты труда на основе Единой тарифной сетки.

1.4. Аттестации не подлежат:

- беременные женщины; - работники, проработавшие менее 1 года; - матери, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком и имеющие детей в возрасте до трех лет, аттестация указанных работников проводится не ранее чем через год после выхода из отпуска; - работающие по совместительству (кроме артистического и художественного персонала театров, концертных организаций и цирков); - молодые специалисты после окончания учебных заведений; - работники, повысившие квалификацию и прошедшие переподготовку в течение года с момента окончания обучения; - инвалиды III группы трудового увечья, в результате полученных производственных травм и профессиональных заболеваний.

Разряд оплаты труда указанных категорий работников устанавливается руководителем организации (органа) культуры по представлению непосредственных руководителей этих работников с учетом квалификационных требований.

2.1. Аттестация руководителей, специалистов и служащих проводится не чаще 1 раза в 5 лет.

2.2. Руководители, назначение на должности которых производится органом культуры или другим государственным органом, проходят аттестацию в аттестационной комиссии при этом органе. Конкретные сроки и графики проведения аттестации, а также состав комиссии (председатель, секретарь, члены комиссии) утверждаются руководителем органа культуры или другого государственного органа.

В этих же комиссиях проходят аттестацию работники организаций культуры с численностью персонала менее 10 человек.

2.3. Работники, назначение которых на должности производится руководителями организаций культуры с численностью персонала более 10 человек, проходят аттестацию в аттестационной комиссии этой организации. Конкретные сроки и графики проведения аттестации этих работников, а также состав аттестационных комиссий (председатель, секретарь, члены комиссии) утверждаются руководителями организаций культуры. В этих же комиссиях проходят аттестацию работники творческих коллективов, входящих в состав концертных организаций, независимо от численности работников в этих коллективах.

2.4. Сроки, графики проведения аттестации и состав аттестационных комиссий доводятся до сведения работников подлежащих аттестации не позднее, чем за два недели до начала аттестации, готовятся списки подлежащих аттестации и необходимые документы для аттестационной комиссии. Как правило, в первую очередь, аттестуются руководители подразделений организаций культуры, а затем подчиненные им работники. Аттестация членов аттестационной комиссии проводится на общих основаниях.

2.5. Состав аттестационных комиссий органов культуры или других государственных органов формируется, как правило, из числа заместителей, руководителей этих органов, высококвалифицированных специалистов и представителей соответствующих профсоюзных организаций. Председателем аттестационной комиссии, как правило, назначается заместитель руководителя соответствующего органа культуры или другого государственного органа.

2.6. В состав аттестационных комиссий, образуемых при организациях культуры, включается председатель (как правило, заместитель руководителя организации) секретарь и члены комиссий, высококвалифицированные специалисты и представители соответствующих профсоюзных организаций и творческих союзов.

2.7. В необходимых случаях при одном органе или организации культуры создаются несколько аттестационных комиссий – для аттестаций творческих работников, специалистов профильных профессий, инженерно-технических работников, других специалистов и служащих.

2.8. Персональный состав аттестационных комиссий органов управления и организаций культуры утверждаются приказами руководителей указанных органов или организаций культуры.

2.9. Члены комиссии проходят аттестацию на общих основаниях вместе с подразделениями и организациями, в которых они работают.

2.10. График проведения аттестации формируется кадровой службой и доводится до сведения аттестационных работников не позднее, чем за месяц до начала аттестации.

3.1. Проведению аттестации должна предшествовать широкая разъяснительная и подготовительная работа, организуемая администрацией организации культуры при участии соответствующих профсоюзных организаций.

3.2. Аттестация проводится на основе объективной оценки деятельности аттестуемого работника в условиях полной гласности и при строгом соблюдении действующего трудового законодательства.

3.3. На каждого работника, подлежащего аттестации не позднее, чем за две недели до начала ее проведения его непосредственным руководителем подготавливается представление, содержащее всестороннюю оценку: соответствия профессиональной подготовки работника квалификационным требованиям по должности оплаты его труда; его профессиональной компетентности; отношения к работе и выполнению должностных обязанностей; результатов работы за прошедший период.

3.4. Аттестуемый работник должен быть заранее, не менее чем за две недели до аттестации, ознакомлен с представленными материалами.

3.5. Аттестационная комиссия рассматривает представление, заслушивает аттестуемого и руководителя подразделения, в котором он работает. Обсуждение работы аттестуемого должно проходить в обстановке требовательности, объективности и доброжелательности, исключающей проявление субъективизма.

3.6. Аттестационная комиссия тайным (открытым) голосованием принимает решение о соответствии работника занимаемой должности и отнесении его к разряду по оплате труда или о несоответствии работника занимаемой должности.

3.7. При неявке аттестуемого на заседание аттестационной комиссии без уважительных причин, комиссия может провести аттестацию в его отсутствие.

3.8. Голосование считается действительным, если в работе аттестационной комиссии приняло участие не менее 2/3 числа ее членов. Результаты голосования определяются простым большинством голосов и заносятся в протокол заседания комиссии. При равенстве голосов аттестуемый работник признается соответствующим определенной должности и разряду оплаты.

Голосование по результатам обсуждения проводится в отсутствие аттестуемого.

Оценка деятельности работника, прошедшего аттестацию и рекомендации аттестационной комиссии заносятся в аттестационный лист, который подписывается председателем и членами аттестационной комиссии, принявшими участие в голосовании. Заседания аттестационной комиссии оформляются протоколами. Материалы аттестации передаются руководителю органа, или организации культуры для принятия решения. Аттестационные листы и представления на работника, прошедшего аттестацию, хранятся в его личном деле.

Решение аттестационной комиссии доводиться до сведения аттестуемого непосредственно после подведения итогов голосования.

4.1. По результатам проведенной аттестации комиссия вносит рекомендацию о соответствии работника определенной должности и об отнесении к тому или иному разряду оплаты труда.

4.2. Результаты аттестации в недельный срок сообщаются руководителю организации (органа) культуры.

4.3. Руководитель организации (органа) культуры с учетом рекомендаций аттестационной комиссии в месячный срок принимает решение об утверждении итогов аттестации и установлении работникам соответствующих разрядов оплаты труда.

4.4. О принятом руководителем решении в трудовой книжке делается соответствующая запись с указанием разряда оплаты по Единой тарифной сетке (без указания ставки).

4.5. Работники, прошедшие аттестацию в комиссиях при организациях культуры и признанные по результатам аттестации не соответствующим занимаемой должности, направляются на повышение квалификации, переподготовку или с его согласия переводятся на другую должность. В отдельных случаях, возможна повторная переаттестация не ранее чем через полгода.

При несогласии с переводом работники могут быть в тот же срок освобождены от занимаемой должности с соблюдением требований.

Время болезни работника, а также пребывание его в отпуске в двухмесячный срок не засчитывается.

Проведение внеочередных аттестаций не допускаются. При истечении указанного срока освобождение работника по результатам данной аттестации не допускается. 4.6. Работнику, увольняемому по результатам аттестации, выплачивается выходное пособие в соответствии с действующим законодательством.

В трудовую книжку работника вносится запись в соответствии с действующим законодательством. Расторжение трудового договора производится по предусмотренным основаниям.

4.7. Трудовые споры по вопросам увольнения и восстановления в должности руководящих работников или специалистов, признанных по результатам аттестации не соответствующими занимаемой должности, рассматриваются в предусмотренном действующим законодательством порядке рассмотрения трудовых споров.

Контроль за соблюдением порядка проведения аттестации работников в организациях культуры, а также методическую и консультационную работу при проведении аттестации осуществляет Министерство культуры Кыргызской Республики.

К положению о порядке проведения аттестаций руководителей, специалистов и служащих организаций культуры и искусства

Фамилия Имя Отчество

2. Год рождения.

3. Сведения об образовании и повышении квалификации (что окончил и когда, специальность и квалификация по образованию, ученая степень ученое звание).

4. Занимаемая должность на момент аттестации и дата назначения (избрания, утверждения) на эту должность.

5. Общий трудовой стаж, в том числе стаж работы по специальности. 6. Вопросы к аттестуемому и ответы на них.

7. Замечания и предложения, высказанные членами аттестационной комиссии.

8. Замечания и предложения, высказанные аттестуемым работником. 9. Оценка деятельности работника по результатам голосования: - соответствие должности (да, нет) - отнесение к разряду оплаты

10. Рекомендации аттестационной комиссии (с указанием мотивов, по которым они даются).

11. Примечание.

Председатель аттестационной комиссии

Секретарь аттестационной комиссии

Члены аттестационной комиссии

Дата аттестации

С аттестационным листом ознакомился

Утвержден приказом министра культуры Кыргызской Республики № ___от _________ 2006г.

РЕГЛАМЕНТ работы с документами в Министерстве культуры Кыргызской Республики

1. Общие положения
Настоящий регламент подготовлен на основании и с учетом «Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике», утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 25 августа 1995 года № 370, «Регламента работы с документами в Аппарате Премьер – министра Кыргызской Республики», утвержденного распоряжением Премьер-министра Кыргызской Республики от 26 апреля 2006 года №264, и предусматривает основные требования к оформлению документов, единые требования к документированию управленческой деятельности в целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества подготовки документов, совершенствования работы аппарата управления.

В министерстве ответственность за своевременное выполнение принятых решений и поручений, качественную подготовку материалов, а также учет и сохранность документов в управлениях и отделах возлагается на руководителей структурных подразделений.
Контроль за соблюдением требований настоящего Регламента осуществляется начальником Управления организационной и правовой работы и заведующим сектором делопроизводства.
Переписка с учреждениями и гражданами ведется на государственном и официальном языках.

2.Требования к документам, вносимым в Аппарат Премьер-министра Кыргызской Республики для рассмотрения на заседание Правительства Кыргызской Республики.
При подготовке плановых вопросов, должны быть соблюдены следующие требования:
Подготовленные министерством проекты постановлений Правительства Кыргызской Республики и распоряжений Премьер-министра Кыргызской Республики, согласованные с заинтересованными министерствами и ведомствами, представляются в Аппарат Премьер- министра в двух экземплярах на государственном и официальном языках в пакете с текстом на электронном носителе (дискете) за 2 недели до установленного срока заседания.
Проекты постановлений направляются с сопроводительным письмом за подписью министра, а в его отсутствие – статс-секретаря или заместителя министра на которого в установленном порядке возложены соответствующие полномочия.
Принять к сведению, что документы о дополнительном выделении бюджетных средств, поступившие после утверждения бюджета Жогорку Кенешем Кыргызской Республики , а также по вопросам, не относящимся к компетенции Правительства, Аппаратом Премьер-министра Кыргызской Республики не рассматриваются.

Ответственность за несвоевременное внесение документов на рассмотрение заседания Правительства несет Министр и первые руководители министерства.
По каждому вопросу вносится четко и ясно сформулированный проект решения, завизированный руководителем, а также содержательная справка с обоснованием необходимости принятия решения, расчетами, справочными материалами: а) проект решения, справка по каждому вопросу должны иметь идентичные заголовки, четкое, последовательное и краткое изложение; б) проекты постановлений, распоряжений, записки, справки, вносимые на заседание Правительства, как правило, не должны превышать 5 страниц машинописного текста, напечатанного шрифтом 14 через 1 или 1,5 интервала.
Проекты постановлений Правительства Кыргызской Республики и распоряжений Премьер-министра Кыргызской Республики представляются со справкой – обоснованием и должны быть обязательно согласованы с министерством юстиции, министерством финансов (если затрагиваются финансовые вопросы), другими заинтересованными министерствами, государственными ведомствами, к компетенции которых относятся затрагиваемые в проекте постановления вопросы, и завизированы министром, а в его отсутствие статс-секретарем или заместителями с отметкой «в отсутствие … ».
В справке-обосновании указывается, на каком основании подготовлен проект постановления (распоряжения), принимались ли ранее решения Правительства по данному вопросу, как они выполнены, что решается во вносимом проекте и с какими министерствами и ведомствами он согласован.
К справке прилагается матрица замечаний и предложений (с наименованием проекта нормативного правового акта), которая заполняется по следующей таблице : № п/п Наименование министерства Замечания и предложения Учет замечаний и предложений с комментарием
Справка к проекту решения Правительства и матрица в обязательном порядке подписывается первыми руководителями министерства

3. Порядок подготовки, оформления и рассылки документов в министерстве.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями министерства, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.
Текст управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным, избегать слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, не имеющих конкретного смысла.
Обязательными реквизитами документов является: наименование учреждения- автора документа, название вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и индекс документа, подпись и отметка об исполнении документа, место создания или издания документа, код организации – автора, код формы документа.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами по необходимости.
Служебные документы составляются на бланках форматов А4 (210х297) и А5 (210х148), отпечатанные типографическим способом. Для отдельных видов документов допускается применение формата А3 (420х297).
В министерстве применяется бланк для писем и приказов. Бланк изготовляется в одну краску – черную. При отсутствии бланков на документах проставляется штамп учреждения.
Документ не должен содержать более 4 адресов. Слово «копия» ни перед каким адресатом не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

Почтовый адрес на документах направляемых правительственным учреждениям не проставляется в большинстве случаев. При отправлении документов в учреждение сначала указывается учреждение, должность, а потом адрес.

При отправлении документов гражданам сначала указывается почтовый адрес, а потом фамилия и инициалы получателя.
В соответствии с Регламентом работы с документами в Аппарате Премьер-министра Кыргызской Республики документы, вносимые в Правительство и Аппарат Премьер-министра Кыргызской Республики, подлежат возврату без рассмотрения, если они предварительно не согласованы или не рассмотрены их вышестоящими органами и соответствующими органами государственного управления (министерство – подведомственные организации). Также документы, поступающие в Правительство и Аппарат Премьер-министра Кыргызской Республики на имя начальника управления, зав.отделами и иных сотрудников Аппарат Премьер-министра Кыргызской Республики, не принимаются.
Проекты межправительственных договоров, обязательно согласованные с Министерством иностранных дел и другими заинтересованными министерствами, ведомствами, вносятся на рассмотрение Правительства Кыргызской Республики на государственном и официальном языках, а при необходимости и на английском языке или на языке страны, являющейся стороной в договоре.
Документы, требующие решения или ответа, исполняются в сроки, указанные в резолюции руководства, без установленных сроков –

в течение месяца.
Если в резолюции указано

«срочно»,
документ подлежит исполнению в

3-х дневный срок.
В соответствии с пунктом 7 положения «Об Администрации Президента Кыргызской Республики», утвержденного Указом Президента Кыргызской Республики от 2 марта 1996 года поручения Администрации Президента Кыргызской Республики обязательны для государственных органов, должностных лиц и подлежат исполнению в 7-ми дневный срок со дня их получения, если не установлен иной срок исполнения. Проект резолюции с указанием конкретных сроков исполнения в обязательном порядке визируется исполнителем, начальником управления или заведующим отделом. В случаях, когда документ требует дополнительного изучения, срок подготовки поручения продлевается до 10 дней при этом отменить, приостановить или продлить сроки исполнения документа имеет право только автор поручения.
Согласно статье 57 Конституции Кыргызской Республики поступившие запросы депутатов рассматриваются в 30-дневный срок со дня регистрации.
В случаях, когда документы требуют дополнительного изучения или длительного рассмотрения, в Администрацию Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеш, Аппарат Премьер-министра Кыргызской Республики направляется письмо с просьбой о продлении сроков исполнения.
Переписка систематизируется хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом запросом. Переписка с правительственными и вышестоящими организациями ведется отдельно и при необходимости группируется по конкретным вопросам (индекс).
При смене руководителя или ответственных лиц за документационное обеспечение управления (ДОУ) обязательно составляется акт приема-передачи документов.
Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Проставление косой черты предлога «за» исключается, необходимо сопровождать свою подпись примечанием «в отсутствие министра (руководителя)». Все экземпляры служебных документов, в том числе и их копии, должны быть подписаны. Подписывается экземпляр документа, остающийся в министерстве.
В документах составленных на бланках, в название должности не входит название учреждения.
При отсутствии бланков в должность лица, подписывающего документ, входит полное название учреждения.
Документы, подлежащие подписанию руководителями двух учреждений, оформляются не на бланке. Реквизиты «подпись» располагаются в двух параллельных колонках.
Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также финансовых документах. Оттиск печати должен захватывать 3-4 последние буквы должности лица, подписавшего документ и подлинную подпись.
Подготовленные проекты документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами. Согласование говорит о том, что они согласны с содержанием документа.

Согласование бывает внутреннее и внешнее.

Внутреннее согласование
оформляется визой, состоящей из должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Визируются экземпляры документов, которые остаются в учреждении. Визы проставляются после реквизита «подпись».

Министр (подпись) Раев С.А.

Нач. УОПР (подпись) Бакчиев Б.Ж. 05.06.2006

Зав. экономическим отделом (подпись) Саралаева С.Б. 05.06.2006
При несогласии с текстом документа, наличии замечаний и дополнений они излагаются на отдельном листе. Виза в этом случае оформляется следующим образом:

Министр (подпись) Раев С.А.

Нач. УОПР (подпись) Бакчиев Б.Ж. 05.06.2006

Зав. экономическим отделом (подпись) Саралаева С.Б. 05.06.2006
Замечания прилагаются.
Внутренние документы (письма, приказы, решения коллегии, положения) нужно в обязательном порядке согласовать с курирующим заместителем министра и начальником Управления организационной и правовой работы.
Внешнее согласование оформляется листом согласования, который состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которыми согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки, даты и располагается в левой части листа бланка. Гриф согласования оформляется на отдельном листе, если содержание документа затрагивает интересы нескольких учреждений.

СОГЛАСОВАНО Министр экономики и финансов Кыргызской Республики (подпись) А.У.Жапаров 15.06.2006
Если согласование проводится коллегиальным органом, то этот гриф оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома Центрального аппарата Министерства культуры Кыргызской Республики 27.01.2006г. №1 г.Бишкек (Выписка из протокола заседания на 1л. в 1 экз. прилагается)
Министерство может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в нем, но при разрешении дел касающихся приема на работу, учебу и т.п. разрешается выдавать и заверять копии документов, выданные другими учреждениями (копии свидетельства о рождении, диплома, трудовой книжки). Копия документа воспроизводится на бланке министерства, заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

Верно ( подпись ) Н.К.Жээнбекова Зав.сектром делопроизводства 08.05.2006 г.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки на ней следует проставлять печать.
Прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться. Следует исключить лишние инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Прием и первичная обработка входящей и исходящей корреспонденции, в министерстве, осуществляется в централизованном порядке в секторе делопроизводства.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Основным принципом регистрации является однократность.

Каждый документ регистрируется один раз.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день их подписания.
Входящая корреспонденция регистрируется в секторе делопроизводства в журнале регистрации входящей корреспонденции. На каждом документе ставится регистрационный штамп, расположенный на правом нижнем поле первого листа документа, который состоит из порядкового регистрационного номера документа.

При передаче документов из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется и передается обязательно под роспись через сектор делопроизводства.
Документы передаются руководству в день поступления.
Документ утверждается двумя способами, которые имеют одинаковую юридическую силу: изданием распорядительного документа (решение коллегии, приказ) или посредством грифа утверждения.
Распорядительный документ издается в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения и предписания.
Гриф утверждения располагается в правой верхней части первого листа документа и оформляется следующим образом.

УТВЕРЖДЕНО Решением коллегии Министерства культуры Кыргызской Республики 27.01.2006г. №1
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то он оформляется так:

УТВЕРЖДАЮ Министр культуры Кыргызской Республики (подпись) Раев С.А. 27.01.2005г.
Некоторые виды служебных документов имеют приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы в тексте документа.
В решениях коллегии, приказах сведения о наличии приложений указываются в тексте (приложение). Приложение к решениям коллегии, приказам располагается в правом верхнем углу первого листа документа по форме:

Приложение к приказу Министра культуры Кыргызской Республики 27.01.2006г. №77
Если документ имеет приложения, полное наименование которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 5л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляются их порядковые номера с названием видов документов:

Приложение 1. Справка о недостаче документов на 1л. в 1 экз. 2. Акт на 1л. в 1экз.
Документы, подготовленные и представленные с нарушением установленных в настоящем Регламенте требований, возвращаются сектором делопроизводства исполнителям для доработки и надлежащего оформления.
Отметка о контроле проставляется на контрольном окне буквой «к» черной пастой.
На этом этапе даются устные и письменные напоминания исполнителям о приближении срока окончания работы над документом, регулярное информирование руководства о ходе их исполнения, причинах задержки в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов и др.
Этап снятия документа с контроля зависит от степени исполнения документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.
Дать указание о снятии документа с контроля может то должностное лицо, которое дало указание о постановке на контроль.
Реквизит «отметка об исполнении» документа состоит из фамилии исполнителя и № телефона, расположение этого реквизита может стоять как на лицевой стороне, так и на обратной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу, эту отметку имеют только исходящие документы.

Жээнбекова Н.К. 62 68 30
Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках. Они должны быть полностью оформленными и подписанными.
В секторе делопроизводства проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества листов и экземпляров. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

4. Основные положения по контролю исполнения
Этап анализа исполнительской дисциплины предусматривает составление количественных сводок и справок по результатам контроля исполнения документов за определенное время, передачу анализа исполнительской дисциплины министру, статс-секретарю и разработку мер по ее улучшению.
Обязательному контролю за своевременным исполнением подлежат документы, поступившие из Администрации Президента, Жогорку Кенеша, Правительства Кыргызской Республики. Контроль осуществляют начальник УОПР, руководители структурных подразделений, курирующие заместители министра и статс-секретарь.
На контроль ставятся внутренние документы: решения коллегии, приказы по основной деятельности.
Подготовленные проекты решений коллегии и приказов передаются юристу для проверки его действующим нормативным актам.
В процессе контроля исполнения документов соблюдается четыре основных выполняемых этапа: -
постановка документов на контроль -
ведение контроля -
снятие с контроля -
анализ исполнительской дисциплины. Указание по исполнению документов дается в форме резолюции, которая помещается в свободной верхней части документа. В ней указывается исполнитель, содержание действий, срок исполнения (если его нет в тексте документа ), ставится личная подпись и дата резолюции. Ответственность за содержание резолюции несет лицо подписавшее ее.
Документ передается ответственному исполнителю, который стоит в резолюции первым, он должен незамедлительно ознакомить с документом руководителей структурных подразделений, которые должны принять участие в совместном решении поставленных вопросов.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются поочередно или одновременно в копиях.

Порядок работы с предложениями, заявлениями граждан устанавливается Законом Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан» от 05.07.95г Указом Президента Кыргызской Республики «О мерах по дальнейшему совершенствованию работы органов исполнительной власти и органов местного самоуправления с заявлениями и жалобами граждан» от 17.01.2001 №27.
Прием, регистрация, контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан в министерстве ведется в секторе делопроизводства.
При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан в журнале на них проставляется регистрационный штамп, на котором указывается номер, индекс состоящий из первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и даты поступления Ж-52 от 04.05.2006 г.
Все поступившие предложения, заявления, жалобы в день поступления после регистрации, ставятся на контроль и передаются в структурные подразделения по назначению.
Предложения, заявления, жалобы, направленные на рассмотрения в другие учреждения посылать в течение трех дней. Копия сопроводительного письма обязательно отправляется заявителю, чтобы, он знал, откуда ждать ответ.
Посылать жалобы граждан на рассмотрения руководителей, на которых они жалуются запрещено.

Предложения, заявления граждан должны рассматриваться в установленные сроки: в течение 15 дней не требующие дополнительного изучения и проверки, остальные – в месячный срок со дня поступления.
Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан считается законченным лишь в том случае, когда разрешены все поставленные вопросы и об этом сообщено заявителю . Исходящий номер будет таким же, как и входящий, но с указанием даты отправления

Ж-52 от 01.06.2006г. г.Бишкек, 5 мкр д.25 кв.11 Жакиеву А.П.

Заявление и ответ (копия) подшиваются в секторе делопроизводства .
Данные о результатах исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан обобщается ежемесячно и докладывается министру.

Министр несет персональную ответственность за организацию работы в министерстве и в подведомственных учреждениях с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.
По поступившим повторно материалам, обращениям граждан, по коллективным письмам, содержащим сведения о коррупции и злоупотреблениях служебным положением должностных лиц центрального аппарата и подведомственных организаций, проводится служебное расследование, итоги которого заслушиваются на заседании коллегии министерства и в обязательном порядке информируется Администрация Президента Кыргызской Республики и Аппарат Премьер-министра КР.
Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, они подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.
В экстренных случаях документы, подлежащие рассмотрению руководством министерства или его структурных подразделений, могут быть переданы исполнителям, которые получают документы под роспись.
Копии исходящих документов вместе с инициативным документом формируется в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5. Номенклатура и формирование дел
Номенклатура дел это список дел, который заводит учреждение с указанием сроков их хранения, статей по перечню, оформленным в установленном порядке.
Индивидуальная номенклатура дел учреждения составляется структурными подразделениями и сектором делопроизводства. Она согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией ЦГА Кыргызской Республики и утверждается министром или заместителем министра.
Наименования структурных подразделений в номенклатуре дел располагаются в соответствии со штатным расписанием и каждому из них присваиваются условные цифровые обозначения (индексы). В качестве первого раздела номенклатуры указывают сектор делопроизводства, последнего раздела – общественные организации.
В конце каждого раздела оставляются резервные номера.
Планы, отчеты, сметы, штатные расписания группируются отдельно от их проектов и формируются в дела того года, на который или за который они составлены независимо от даты составления или утверждения.
Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: -

внутренняя опись документов; - заявление; - личный листок по учету кадров, анкета; - автобиография; - копии документов об образовании; - выписки из приказов о назначении, перемещении; - заявление об увольнении. - выписка из приказа об увольнении.

Копии приказов о наложении дисциплинарных взысканий, о поощрениях, изменении фамилий и т. д., в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров, в личное дело не помещаются.

Обложки всех дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. на обложке указывается: - код госархива - код учреждения - наименование государственного архива - наименование министерства и структурного подразделения - дело № - том № - заголовок дела - даты заведения и окончания дела - количество листов - срок хранения - архивный шифр. По окончании года в надпись на обложке дел вносятся уточнения: проставляются номера протоколов, приказов, даты окончания дела, количество листов. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс, который состоит из индекса структурного подразделения и порядковые номера дел. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений, брошюры, справочники, информационные листы, бюллетени, реферативные журналы. Номенклатура дел пересоставляется и пересогласовывается в случае изменений функций и структуры министерства, вводится в действие с января следующего года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении новых дел для чего после каждого раздела оставляются резервные номера. В конце года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. При оформлении дел не допускается включение в него документов, не относящих к нему, а также черновиков, копий и документов, подлежащих возврату. В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит об исполнении документа и направлении его в дело. Лицо, ответственное за формирование дел, принимает документы для подшивки, проверяет правильность оформления документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие одинаковый срок хранения, поэтому документы постоянного и временного сроков хранения следует формировать отдельно. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см толщины). Если документов больше, они делятся на тома. В дело группируются документы одного делопроизводственного года. Исключением могут быть переходящие дела. Расположение документов внутри дела производится в хронологической последовательности. Приказы по основной деятельности и личному составу формируются отдельно. Отдельно формируются приказы на отпуска.

Приказы на командировки формируются отдельно. Документы коллегиальных органов группируются в одно дело (протоколы, решения, повестки дня, справки, заключения и другие). Протоколы располагаются по номерам в хронологическом порядке. Протоколы выборных органов и общественных организации нумеруются в пределах срока, на который избран общественный орган.

Начальник Управления организационной и правовой работы Б.Дж. Бакчиев

О регламенте работы с документами в аппарате Министерства культуры Кыргызской Республики

В соответствии с распоряжением Премьер-министра Кыргызской Республики от 26 апреля 2006 года №264 «О регламенте работы с документами в Аппарате Премьер-министра Кыргызской Республики», а также в целях дальнейшего повышения эффективности работы центрального аппарата министерства, придания системности и совершенствования документационного обеспечения

ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Утвердить регламент работы с документами в аппарате министерства культуры Кыргызской Республики;

2. Руководству, начальникам структурных подразделений министерства обеспечить контроль и безусловное соблюдение регламента работы с документами в аппарате министерства;

3. Признать утратившим силу приказ от 10 марта 2006 г. № 021/73 «О регламенте работы с документами в аппарате Министерства культуры Кыргызской Республики»

4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на статс-секретаря министерства Бектеналиева М.А.

Министр С. А. Раев

Статс-секретарь М.А.Бектеналиев

Заместитель министра А.М.Сарыбаев

Заместитель министра Т.Ж. Обозова

Нач. УОПР Б.Ж.Бакчиев

Зав.сектором делопроизводства Н.К.Жээнбекова